Guest post de Laurențiu Bancu, product manager HoteloPro [Facebook | Twitter | LinkedIn].
Dacă în cazul hotelurilor mari, aplicațiile de management hotelier au devenit un standard, lucrurile nu stau la fel pentru pensiunile și hotelurile mici. Nu puține sunt cazurile în care managerii sau administratorii acestor unități de cazare preferă să folosească în continuare Excel-ul sau “tradiționalele” pix și registru. Acest lucru se datorează probabil obișnuinței, lipsei de încredere sau curaj, dar și reticenței față de ceea ce înseamnă “tehnologie”.
De altfel, fenomenul nu este greu de explicat: în momentul în care dezvoltatorii au sesizat beneficiile pe care aplicațiile de management le aduc hotelurilor mari, s-au gândit că, într-o anumită măsură, ar putea fi de folos și unităților de cazare de dimensiuni mai mici, și astfel au început să apară și aplicații adaptate și dedicate acestui segment.
Problema a fost, și rămâne în continuare, percepția pe care o au managerii despre aceste aplicații: scumpe și greu de folosit. Mai degrabă aș numi-o “provocare” pentru dezvoltatorii din domeniu, care trebuie să educe piața și să demonstreze practic că aplicațiile propuse sunt accesibile ca preț și ușor de folosit.

Avantajele și dezavantajele folosirii unei aplicații online de management hotelier

Din ce în ce mai multe și mai pestrițe în ultimul timp, aplicațiile online de management hotelier dedicate pensiunilor și hotelurilor mici, au rolul de a-l ajuta pe patron/administrator să îmbunătățească modul în care decurg activitățile în unitatea sa, în principiu prin economisirea de resurse (timp și bani). Majoritatea aplicațiilor sunt axate pe diminuarea considerabilă a timpului investit în realizarea activităților de zi cu zi (crearea, editarea, ștergerea rezervărilor, emiterea de facturi, vânzarea de produse și servicii adiționale, modificarea tarifelor, analiza rapoartelor etc).
Unul dintre marile avantaje este faptul că a permis dezvoltatorilor să comercializeze aplicațiile la un preț accesibil. Din cauză că sunt online, nu e nevoie de achiziționarea de hardware performant, servere de backup, echipamente speciale de rețelistică sau licențe separate pentru fiecare calculator. Tot ce trebuie să facă administratorul pensiunii este să creeze un cont care poate fi accesat pe baza unui nume de utilizator și a unei parole de pe orice calculator conectat la internet (ca și conturile de email).
De asemenea, pe lângă faptul că există o perioadă de încercare gratuită, sistemul de abonament lunar nu te obligă să plătești în avans o sumă mare pentru o aplicație care, peste 3-4 luni, se poate dovedi că nu te ajută cum credeai inițial.
Un alt mare avantaj este accesibilitatea. Cum spuneam și mai sus, oriunde te-ai afla, poți să rămâi conectat cu activitățile din unitate, cu condiția să ai un calculator/laptop/tabletă și acces la internet.
Printre alte avantaje aș mai enumera: sistemul unificat de funcționalități (majoritatea aplicațiilor acoperă aspectele importante: rezervări, clienți, facturi, servicii, rapoarte, menaj) nefiind astfel nevoie să se utilizeze aplicații diferite; rezervările centralizate (toate rezervările, cele directe, prin telefon sau prin site-ul pensiunii sunt adunate și administrate din același loc); responsabilitatea tehnică ce nu cade în grija clientului, ci a dezvoltatorului.
Dacă ar fi să pomenesc și dezavantajele, probabil cel mai mare impediment este obișnuința cu sistemul vechi (indiferent cât de bun sau prost este) și trecerea la unul nou. Dependeța de conexiunea la internet constituie o altă problemă, la fel ca și o anumită lipsă de încredere pe care clientul poate să o manifeste din cauza faptului că datele sunt găzduite pe un server aflat la distanță. Toate acestea rămân provocări importante pentru dezvoltatori și depinde în mare măsură de ei să se soluționeze.

Contribuția la promovare și optimizarea veniturilor

Două dintre aspectele importante ale afacerii în acest domeniu sunt modul în care este promovată unitatea și modul în care sunt optimizate veniturile prin ajustarea tarifelor, fidelizarea clienților, creșterea gradului de ocupare etc.
O alternativă pentru promovare sunt cataloagele online, însă acestea au neajunsurile lor. Aplicațiile de management hotelier au început să încorporeze sau au incluse deja module care să vină în ajutorul managerilor. De exemplu, aplicația online de management hotelier HoteloPro permite crearea de pachete și oferte promoționale, care pot fi promovate apoi cu ușurință și gratuit pe pagina de Facebook sau prin contul de Twitter. De asemenea, contra unui cost simbolic ofertele pot fi trimise simultan tuturor clienților din baza de date prin email sau SMS.
În ce privește optimizarea veniturilor, aplicația HoteloPro vine în ajutorul administratorilor unităților de cazare mici și mijlocii cu următoarele facilități: tarife zilnice, care permit setarea în aplicație a unor tarife diferite pentru fiecare tip de cameră și pentru fiecare zi a săptămânii. Pentru cazuri speciale, acestea se pot suprascrie în momentul realizării rezervării.
Rapoartele puse la dispoziție (care oferă informații detaliate despre încasări, rezervări, metode de plată) îl ajută pe manager să ia deciziile potrivite legate de ajustarea tarifelor.
Widget-ul online gratuit care se poate instala foarte ușor pe site-ul pensiunii sau al hotelului, permite vizitatorilor să facă direct o rezervare, fără să fie necesară interacțiunea cu personalul (email sau telefon).
Din cauza faptului că anumiți clienți fac rezervări dar nu le și onorează, aplicația HoteloPro a introdus și modulul de plăți cu cardul, ce-i permit administratorului să ceară în avans un procent din suma totală, scăzând astfel șansele ca persoanele care au efectuat rezervările să fie absente.
Guest post de Laurențiu Bancu, product manager HoteloPro [Facebook | Twitter | LinkedIn].
Reprezinți o entitate ce a dezvoltat un sistem de rezervări online destinat pieței din România? Dacă da, înscrie sistemul la eTravel Awards, secțiunea Web Reservation System și ai posibilitatea să-ți faci cunoscut produsul în rândul specialiștilor din industria turistică.